手順書、後回しにしていませんか。
作業自体は終わっている。頭の中には手順が入っている。でも、それを文書にするのが面倒で、いつまでも書けない。
正直に告白します。私も長いことそうでした。
「あとで書こう」と思って、書かないまま次の作業に移る。
その結果どうなるか。半年後に同じ作業をするとき、自分でも手順を思い出せない。他の人には当然わからない。属人化の出来上がりです。
AIを使うようになって、ここが変わりました。今回は、実際にどう使っているかを具体的に書きます。
手順書が書けない理由
先に、なぜ書けないのかを整理します。
1. 白紙から書き始めるのが重い
何をどの粒度で書くか。構成をどうするか。ここで止まります。
2. 自分にとっては当たり前すぎる
毎日やっている作業ほど、何を書くべきかわからなくなります。自分が無意識にやっている手順は、書き漏らす。
3. 時間が取れない
そもそも手順書作成は「やらなくても今日は困らない仕事」です。だから後回しになる。
AIが効くのは、主に1と2です。3については、着手のハードルが下がることで結果的に解決しました。
使い方①：作業ログから手順書のたたき台を作る
一番よく使う方法です。
やり方はシンプルで、作業しながら残したメモやコマンド履歴を、そのままAIに渡して構成させます。
プロンプト例
以下は、私が作業したときのメモです。
これをもとに、運用手順書のたたき台を作ってください。
【作業内容】
（作業のメモ、実行したコマンド、確認した内容を貼る）
【読み手】
この作業を初めてやる運用メンバー
【含めてほしい項目】
・作業の目的
・事前確認事項
・手順（番号付き）
・各手順での確認ポイント
・異常時の対応
※固有名詞は仮名にしてありますポイントは「読み手」の指定です。
「初めてやる人向け」と指定すると、経験者なら省略する前提知識まで書いてくれます。自分では気づけない省略を補ってくれるわけです。
出てきたものをそのまま使うわけではありません。8割の土台ができれば十分で、あとは自分で直します。
使い方②：新人視点でレビューさせる
これが一番効いています。
自分が書いた手順書は、自分にはわかりやすい。でも他の人が読んで詰まらないかは、自分では判断できません。
そこで、AIに役割を与えて読ませます。
プロンプト例
あなたは、この作業を初めて担当する新人エンジニアです。
以下の手順書を読んで、詰まりそうな箇所を指摘してください。
【手順書】
（手順書を貼る）
【観点】
・前提知識がないと理解できない箇所
・手順が飛んでいる箇所
・判断に迷う表現
・確認方法が書かれていない箇所
指摘は、重要度の高い順に挙げてください。実際に指摘されること
- 「〇〇を確認する」とあるが、どこで確認するか書かれていない
- 「正常であれば次へ」とあるが、正常の判断基準が不明
- 手順3から4の間に、前提となる操作があるように見える
どれも、自分では気づけなかった穴です。
書いた本人は前提知識を持っているので、抜けに気づけません。第三者の目を借りるのが一番早いのですが、毎回誰かに読んでもらうのは現実的ではない。そこをAIが埋めてくれます。
使い方③：既存の手順書を整える
古い手順書が残っているけれど、読みにくい。よくある状況です。
プロンプト例
以下の手順書を、読みやすく整理してください。
【現在の手順書】
（既存の手順書を貼る）
【整理の方針】
・手順は番号付きにする
・1手順1操作にする
・確認ポイントを明示する
・内容は変更しない（構成と表現のみ整える）「内容は変更しない」と明記するのが重要です。
これを書かないと、AIが勝手に手順を追加したり、順序を変えたりすることがあります。手順書の中身は現場の判断が入っているので、勝手に変えられると危険です。
使い方④：チェックリスト形式に変換する
作業中に使うなら、文章より箇条書きのほうが実用的です。
プロンプト例
以下の手順書を、作業中に使うチェックリスト形式に変換してください。
【手順書】
（手順書を貼る）
【形式】
・チェックボックス付きの箇条書き
・各項目は一行で完結
・確認内容は括弧書きで補足手順書とチェックリストは、用途が違います。
- 手順書 → 理解するために読む
- チェックリスト → 作業中に見る
同じ内容でも、形式を変えるだけで使いやすさが変わります。両方作っておくと、現場で回しやすくなります。
使ってみてわかった注意点
便利ですが、気をつけていることがあります。
①固有名詞は必ず伏せる
ホスト名、IPアドレス、顧客名、アカウント情報。これらをそのまま入力してはいけません。
手順書には具体的な環境情報が入りやすいので、特に注意が必要です。仮名に置き換えてから渡します。
この点については、AIを使うときの線引きとして別記事にまとめています。
②生成された手順を、そのまま信用しない
AIは、それらしいコマンドを出してきます。でも、その環境で動く保証はありません。
「AIが書いたから正しい」ではなく、必ず自分で内容を理解し、検証環境で確認する。 これは絶対です。
③判断が必要な部分は、自分で書く
「この場合は〇〇と判断する」といった部分は、現場の経験が入っています。
AIが書いた一般論に置き換えると、その現場では通用しない手順書になります。
判断基準の部分は、自分の言葉で書く。ここは省略できません。
一番変わったこと
技術的な話ではなく、実感を書きます。
手順書を書く本数が増えました。
以前は「面倒だから今回はいいか」と諦めていた作業が、いくつもありました。書けるようになったことで、そういう取りこぼしが減りました。
そして、手順書の質も上がりました。
新人視点でレビューさせることで、自分では気づけない抜けが埋まる。結果として、実際に使える手順書になります。
手順書は、書いても評価されにくい仕事です。 でも、書いておけば属人化が減り、自分が休んでも作業が止まらなくなる。
その一歩を踏み出すハードルが下がったのが、一番の変化かもしれません。
まとめ
AIで手順書を作る・レビューする方法をまとめます。
4つの使い方
- 作業ログからたたき台を作る — 読み手を指定するのがポイント
- 新人視点でレビューさせる — 自分では気づけない抜けが見つかる
- 既存の手順書を整える — 「内容は変更しない」と明記する
- チェックリスト形式に変換する — 手順書とチェックリストは用途が違う
注意点
- 固有名詞は必ず伏せる
- 生成された手順をそのまま信用しない（必ず検証する）
- 判断が必要な部分は、自分の言葉で書く
手順書が書けずに溜まっている作業、思い当たるものはありませんか。
まずは、作業メモをAIに渡してみるところから試してみてください。白紙から書くより、確実に早く進みます。
コメント